Comment recevoir et émettre des factures électroniques ?

Garantir l’authenticité de la facture électronique

L’origine, la bonne lisibilité et l’intégrité du contenu de la facture numérique doivent être authentifiées pour la valider. Cette garantie peut se faire en utilisant une signature électronique (via un certificat qualifié), l’échange de données informatisées (EDI) pour télétransmettre les factures, une norme permettant l’automatisation du traitement de la facture (comme l’utilisation d’un logiciel de gestion intégrée ou d’un fichier PDF).

À noter que, pour les professionnels qui répondent aux marchés publics, l’État a mis en place la plateforme Chorus qui permet aux entreprises de déposer, réceptionner, transmettre et suivre gratuitement les factures adressées à un acheteur public.

Inscrire des mentions obligatoires

La facture électronique doit contenir les mêmes mentions obligatoires que celles qui sont actuellement établies en papier. Il convient donc d’y indiquer l’identité des deux parties (nom et dénomination sociale) et leur adresse. L’artisan doit aussi indiquer le numéro au répertoire des métiers (n° Siren + RM + n° du département d'immatriculation).

Doivent aussi y être inscrites l’adresse du siège social (et non de l'établissement) ainsi que la forme juridique de la société (EURL, EIRL, SARL, etc.) ; la date d'émission et le numéro de la facture ; le détail des produits ou services concernés, ainsi que leur date de livraison ou d'exécution ; le coût HT et le montant des taxes payables.

Si l’e-facture est adressée à un professionnel, la date ou le délai de paiement ainsi que le taux des pénalités de retard doivent également y figurer.

Modalités de conservation des e-factures

Les pouvoirs publics conseillent de numériser déjà les factures papier (2) dès leur réception ou leur envoi afin de réduire les coûts d’archivage. Elles pourront ainsi être gardées pendant au moins six ans. Cependant, la reproduction doit être faite sous format PDF et établie à l’identique, y compris les couleurs s’il y en a. Quant aux factures envoyées directement par voie électronique, elles se conservent sur support informatique pendant trois ans, puis sur tout autre support pendant les trois années suivantes.