Organisation : 4 clés pour mieux gérer ses priorités

1. Des problèmes récurrents… et communs

Premier constat, rassurant : vous rencontrez tous les mêmes problèmes ! "Les artisans gèrent une
multitude de tâches, souvent seul", constate Renaud Pommier. Ils doivent composer avec des périodes intenses, des temps de formation, de déplacements…

La personnalité du dirigeant fait aussi la différence. "Il a souvent ses propres croyances, basées sur les habituels “je ne peux pas faire autrement”, “je suis obligé d’être toujours joignable”… Jusqu’à se convaincre que son organisation est la seule possible."

Il n’existe pas de méthode universelle pour gérer ses priorités, à chacun de réfléchir à sa conception du temps et à sa logique de planification (distinguer les choses irrationnelles, contre-productives, vraiment urgentes).

Le rétroplanning, qui part de la finalité pour organiser les micro-étapes précédentes, permet d’y voir clair, de même que définir un planning hebdomadaire ou mensuel… et s’y tenir.

Renaud Pommier, formateur en management des RH chez Synopsis 

2. Respecter son propre rythme

S’atteler à une activité au moment opportun, en respectant sa chronobiologie, est une
clé. "Les tâches complexes, qui demandent rigueur, innovation, réflexion…, doivent se faire sur un moment long, au calme.

Sans quoi, ce qui pourrait se faire en 2 heures prend le double, sur plusieurs jours. Pourquoi ne pas déconnecter sa messagerie ou mettre en sourdine son téléphone une matinée par semaine pour cela ?", suggère notre expert.

→ Autre astuce : la méthode Pomodoro, qui incite notamment à travailler intensément 30 mn puis à s’accorder une pause intellectuelle de 5 mn, pour éviter de "forcer son cerveau". Une petite sieste de 10 mn, après la pause déjeuner, permet aussi de repartir régénéré. 

Enfin, Renaud Pommier redore le blason des procrastineurs patentés :

"Si l’on n’est pas inspiré, autant remettre la tâche. Pendant ce temps de décantation, le cerveau continue de fonctionner, d'être inventif. Vous serez donc plus efficace au moment de vous y remettre."

3. Revoir ses outils et méthodes de travail

"Le confinement a amené à s’interroger sur nos outils de communication", rappelle notre psychosociologue de formation. "Les réunions ou certains mails (que l’on a tendance à tous considérer comme prioritaires) peuvent aisément être remplacés par un coup de fil. Et vous épargner des échanges fastidieux (l’écrit nécessite toujours plus de temps que l’oral et est soumis à interprétation). D’autant plus si votre ordinateur est lent ou que vous rencontrez des soucis de connexion Internet !"

En parallèle, des outils numériques peuvent vous faire gagner un temps considérable, comme les agendas en ligne (Doodle pour prévoir une réunion), les solutions de partage de documents (Google Drive, etc.) "Organiser son espace de travail pour y voir plus clair (ranger ce qui a été traité, trier ses mails…) est aussi essentiel."

4. Risques et dimension psychologique

Échangez régulièrement avec vos pairs (par exemple en formation), pour vous rendre compte de vos défauts, envisagez d’autres méthodes. "En découvrant que des solutions existent, le sentiment d’auto-efficacité (on dispose des ressources pour atteindre ses objectifs) émerge et encourage", affirme notre expert.

"Dans un monde régi par la réactivité, on ne se donne plus le temps de s’organiser, de faire attendre les gens, on crée ainsi nos propres difficultés. On leur reproche d’exercer une pression que l’on finit par infliger aux autres », déplore Renaud Pommier.

→ Les risques ? Stress, sentiment constant d’inachevé, d’inefficacité, état d’excitation et de nervosité pas compatible quand on interagit avec une équipe, des clients, ou qu’on a besoin de se concentrer sur une tâche.

"Il faut donner à chaque activité le temps adéquat sans quoi la qualité du travail peut en être affectée, l’image de l’entreprise et donc sa pérennité aussi." Savoir s’entourer et déléguer apparaissent plus que jamais comme une nécessité.